Sistem Pemberkasan Dan Skema Klasifikasi-1
MANAJEMEN REKOD AKTIF
Pengertian arsip/rekod
Rekod dan arsip diciptakan
oleh semua orang dan institusi. Individu, keluarga, bisnis, asosiasi dan
kelompok, partai politik dan pemerintah semua menciptakan arsip/rekod setiap
hari. Arsip yang tercipta oleh lembaga pemerintah atau institusi lain dalam
pemerintah umumnya atau secara khusus dikenal sebagai ’arsip pemerintah’
pengelolaannya harus diatur oleh peraturan, yang ditentukan bagaimana mereka
diolah melalui daur hidupnya.
Arsip pemerintah adalah arsip
yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh sektor pemerintah. Arsip
swasta: arsip yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh sektor non
pemerintah, keluarga atau individu berkaitan dengan pemerintah maupun
swasta.Adalah bahwa tanggung jawab utama pemerintah adalah peduli terhadap
rekodnya sendiri, khususnya bila rekod dibutuhkan untuk administrasi untuk
layanan pemerintah.
Sistem pemberkasan (filing system)
dan skema klasifikasi
Pemberkasan adalah satu tugas
pekerjaan penting di setiap kantor. Bila rekod yang benar tidak disimpan dan
diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibituhkan, kemudian dia
melayani fungsi yang tidak berguna. Pemberkasan dapat secara ekstrim tugas yang
kompleks dengan system intrik. Sistem pemberkasan dapat langsung dan tidak
langsung dan membutuhkan campurtangan indeks untuk pengaksesan. Apapun sistem
pemberkasan yang anda pilih atau sistem yang diadopsi dari intitusi anda, ada
dua hal penting yang perlu diingat, yaitu :
Pertama, sitem pemberkasan sederhana adalah yang
mudah digunakan dan dipahami, yang penting sistem tersebut dapat memenuhi
jangka panjang. Kesederhanaan sistem
pemberkasan mengorbankan kekhususan atau ketepatan, tetapi lebih meningkatkan
kemudahan dan kecepatan penggunaan.
Prinsip kedua, adalah rekod
yang diberkaskan dalam skema yaitu yang membantu anda kemudahan untuk
mencarinya. Bentuk pernyataan sederhana adalah ’berkas untuk penelusuran’.
Sebagai contoh, jangan memberkaskan invoice berdasarkan nomor invoice bila
mencarinya berdasarkan nama vendor. Tidak ada skema pemberkasan tunggal yang
terbaik untuk setiap kantor. Bahkan mungkin tidak ada sistem yang satu ntuk
setiap series rekod dalam satu kantor. Sebagai contoh : unit kerja keuangan
akan menggunakan sistem berbeda dengan unit kerja kepegawaian.
Jadi satu yang penting dan
diingat, bahwa sistem pemberkasan sederhana dan yang mudah diingat dan
digunakan, banyak orang yang akan menggunakannya dan lebih mudah untuk
menjelaskan kepada petugasnya. Lebih penting lagi bahwa, satu yang harus
diingat sistem pemberkasan yang diadopsi atau dibuat memungkinkan untuk
memberkaskan rekod secara efisien dan efektif dalam penemuan kembali rekod.
Dengan kata lain, agar persyaratan rekod yang lengkap dan akurat terpenuhi maka
organisasi harus membangun sistem pemberkasan
agar rekod dapat dicari dan diketemukan kembali sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
Definisi berkas (file), sebuah berkas merujuk kepada unit
fisik dari kandungan informasi dalam sebuah kertas atau elektronik. Rekod yang
besatu dalam berkas untuk mengembangkan keteraksesan dan identifikasi. Tujuan
sebuah berkas, berkas yang diciptakan dan tercakup dalam system pemberkasan
adalah untuk memberikan bukti formal dari transaksi kegiatan atau sebuah
organisasi. Mereka mempunyai tujuan adalah untuk menangkap, memelihara dan
memberikan akses bukti kegiatan setiap waktu dalam rangka praktek
pertanggungjawaban dan praktek kegiatan.
Pengembangan sistem
pemberkasan yang logis untuk mempercepat dan kecepatan system pemberkasan,
penelusuran informasi yang cepat, meningkatkan perlindungan informasi dan
meningkatkan stabilitas administrative, kelangsungan dan efisien.
Filing system menurut Kennedy (1998)
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari
aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan,
pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan
perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi
sistem.
Sementara itu filing system,
ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan
penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan
abjad, nomer atau kombinasi. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan
bahwa pengertian klasifikasi mempunyai kesamaan dengan filing sistem. Dalam
materi klasifikasi disinin titik berat bukan pada praktek memberkaskan rekod
tetapi lebih kepada memilih sistem klasifikasi/filing yang sesuai dengan
ukuran/jenis perusahaan/lembaga, volume rekod dan tipe arsip yang disimpan.
Pemberkasan rekod/arsip
Badan korporasi
menciptakan dan menerima rekod sebagai bagian kegiatannya. Rekod yang
diciptakan maupun yang diterima harus disusun, disimpan untuk ditemu balik
kemudian digunakan oleh pemakai. Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem
tersendiri. Untuk menyusun rekdo, kita memerlukan sistem pemberkasan, arstinya
penyusunan arsip dinamis secara sistematis, logis yang menggunakan angka,
huruf, kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi rekod.
Rancangan sistem
pemberkasan adalah merupakan perkiraan dan penentuan kebutuhan di dalam rangka
implementasi penyimpanan berkas. Fungsi dari rancangan pemberkasan ini adalah
untul: 1) menentukan sistem pemberkasan untuk seluruh subyek/masalah yang
terdapat dalam skema kalsifikasi, 2) menentukan susunan pemberkasan rekod untuk
setiap kelompok rekod, mulai dari tingkatan dokumen, subfile, file dan series.
Semua ini merupakandasar untuk melakukan pemberkasan, penataan dan penyimpanan
serta temu kembali rekod.
Sistem pemberkasan ini
merupakan jantung dari kegiatan penyimpanan dan temu kembali informasi. Faktor
yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem pemberkasan adalah :1)
menetukan rekod, 2) menentukan bidang-bidang kegiatan organisasi, 3) menentukan
karakteristik organisasi.
Terdapat beberapa
pandangan tentang macam metode pemberkasan, Seperti Kennedy (1998:169-171)
menyatakan secara garis besar pemberkasan menggunakan sistem numerik dan sistem
abjad. Sulistyo (1999:93) menyatakan terdapat sistem utama pemberkasan rekod,
yaitu abjad numerik klasifikasi, kronologis dan warna. Menurut Gunarto
(1991:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA, dan Martono (1990:22) dari metode
pemberkasan yang ada secara garis besar pemberkasan digolongkan ke dalam tiga
jenis yaitu sistem numerik/angka, sistem
abjad dan sistem subyek?
Sistem pemberkasan yang
disebutkan di atas merupakan pengolahan rekod yang tercetak atau konvensional.
Dewasa ini telah banyak kantor menggunakan media elektronik untuk manajemen
rekodnya. Agus Sugiarto (2005:122) mengatakan ’dengan menggunakan media
elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola
dokumen dengan baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan
perawatan dokumen. Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123) mengatakan penggunaan media
elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem
pengarsipan elektronik yang berbasiskan dengan penggunaan komputer.
Terdapat 5 (lima) sistem utama pemberkasan rekod ialah
1) abjad; 2) numerik; 3) klasifikasi; 4) kronologis dan 5) warna. Susunan abjad
masih dapat diperluas lagi menurut abjad nama, abjad geografi dan abjad subyek.
Beberapa sistem dapat dikombinasikan menjadi sistem campuran, mislanya abjad
dengan numerik dikenal sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah
dengan abjad nama orang ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo
Basuki, 2003:75).
a. Sistem Numerik
Sistem ini menggunakan
nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari angka terkecil ke angka
terbesar. Pemberkasan urut angka merupakan sistem yang paling sederhana. Rekod
diatur berdasarkan urutan angka seperto 01, 02, 03, 04 dan seterusnya. Sistem
ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod personil,
pasien dan semua tipe rekod yang memiliki nomor tertentu dan menandai dokumen
bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi
5000 berkas. Jika lebih dari itu akan mengalami kesulitan. Karena akan memakan
waktu jika memberkaskan dengan jumlah lebih dari 4 angka (martono, 1990:23). Susunan
rekod personal seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan
indeks nama pemilik nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali,
setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada
nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa
memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui
oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal – digit (angka
terakhir) , middle – digit (angka tengah) dan urutan tanggal.
b. Sistem berabjad
Sistem ini merupakan
sistem atas dasar abjjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang,
organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi. Pemberkasan atas dasar
sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang
diatur berdasarkan sistem ini antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian,
nasabah langganan, pasien dan sejenisnya.
c. Sistem Subyek
Sistem ini mempunyai
diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain
seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem
lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya
diperlukan bukan saja ketrampilan di bidang penataan berkas tetapi juag
kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi. Walaupun
berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung
dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat dgabungkan dengan sistem
lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan (abjad, subyek atau angka).
Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara
sistem yang satu dengan yang lainnya.
d. Kombinasi
Sistem dapat
dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau lainnya.
Persyaratan untuk sistem pemberkasan rekod
¨
Sistem
harus sederhana untuk mengurangi tingkat kesalahan dan memfasilitasi
penggunaannya untuk semua pegawai. Seharusnya dirancang untuk kebutuhan normal
organisasi dan tidak untuk atau kemungkinan perkecualian.
¨ Berkas harus
mengandung informasi yang berhubungan dengan kegiatan dan fungsi yang mana
didokumentasikan.
¨
Sistem harus mempunyai struktur numerik atau
alfanumerik, yang setiap unsurnya sama dengan fungsi judul berkas maksimum 4
unsur. Jenis berkas seperti yang sudah dijelaskan di atas, yaitu abjad,
numerik, alfanumrik dan kata kunci. Sistem yang umum digunakan adalah
alfanumerik.
¨
Kesesuaian
: sistem harus memenuhi kebutuhan pengguna/departemen
¨
Pemeliharaan
yang baik: adanya system yang membantuk untuk mencari; cukup aman; kebijakan
tentang penyiangan yang jelas; control rekod yang sesuai pada penciptaan dan
penambahan pemberkasan; penyimpanan yang aman dan cukup untuk bahan arsip.
¨
Dapat
mengadaptasi : system harus fleksibel dan cukup dalam memenuhi kebutuhan
organisasi.
¨
Aksesibilitas
: system harus memungkinkan pengguna untuk mengklasifikasi rekod dan dapat
mencarinya tanpa ada gangguan.
¨
Akuntabilitas
: harus mencakup mekanisme audit sehingga menjaga kegagalan praktek dan
prosedur .
Sistem pemberkasan dapat
gagal untuk mengoperasikan secara efektif dengan alasan seperti : beban terlalu
berat; tidak adanya rujukan silang; koresponden yang usang; tidak adanya system
untuk penemuan kembali; ketidak sesuaian perlengkapan; lamanya waktu penemuan
kembali, berkas yang menumpuk dan semuanya harus ada pendekatan untuk merevisi
dan menyimpan.
Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan
menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana
mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan
penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk
memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas
keamanan rekod.
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem
klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan
kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan
informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod
harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam
struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat
ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian
sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah
rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan
digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).
Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan
atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan
sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema
klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan
informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records
Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga
dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf
abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod
berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit,
terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode
huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian
diberkaskan secara kronolgis.
Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing).
Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan dalam
suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan
agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi
adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis
yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang
sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan
dan pemusnahan.
(Lebih rinci
pelajari pada bahan yang sudah difotokopi).
Fungsi tempat penyimpanan arsip aktif dan in-aktif.
Keputusan dalam memindahkan
arsip akan membantu, pertama, untuk
mengurangi biaya peralatan karena arsip yang tidak aktif dapat disimpan di
tempat yang tidak terlalu mahal. Kedua, lemari atau rak penyimpanan yang pernah digunakan melalui pemindahan
berkas dapat menyediakan ruang tambahan untuk berkas aktif yang baru. Terakhir,
efisiensi dari tempat penyimpanan dan pencarian berkas yang aktif dapat dikembangkan
karena kepadatan berkas telah dikurangi; dan ruang dalam laci, lemari, rak atau
tempat penyimpanan secara komputerisasi akan bertambah.
Pemindahan arsip dilakukan
menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan tanggal arsipnya. Beberapa alasan
berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan :
- tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif
- menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.
- arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk dipindahkan
- beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan arsip
- kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir(kontrak telah kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup)
- membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.
Organisasi atau unit kearsipan pencipta dan penyimpan arsip dalam lembaga.
1. Arsip aktif : Central File atau Unit Kerja – Unit Pengolah
Rekod organisasi sebanyak 25 %
umumnya dikategorikan aktif yaitu rekod yang digunakan administrasi sehari-hari
oleh organisasi. Arsip aktif menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer
untuk melakukan kegiatan operasional terkini.
Berhubung
rekod aktif adalah bagian yang vital dalam fungsi pembuatan keputusan, maka
rekod harus tersedia bagi manajer setiap saat ketika dibutuhkan. Kecepatan
pelayanan untuk rekod jenis ini adalah sangat perlu. Penelusuran difasilitasi
dengan menyimpan rekod aktif yang dekat dengan orang yang membutuhkannya.
Pilihan sistem penyimpanan rekod aktif bisa secara terpusat atau perbagian
(sentralisasi dan desentralisasi).
1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi
Penyimpanan rekod secara
sentralisasi yaitu menyediakan tempat untuk semua rekod aktif dalam satu lokasi
dalam institusi. Semua rekod yang dibutuhkan perlu disimpan di wilayah sentral
atau pusat dan setiap departemen harus menyimpannya di lokasi tersebut.
Sentralisasi umumnya cocok untuk organisasi yang kecil, organisasi yang besar
tidak efisien karena menyebabkan ketidak nyamanan bagi departemen. Sentralisasi
memberikan pendekatan yang seragam pada sistem rekod, karena semua rekod
disimpan dan diatur dengan sistem yang sama dan dicari dengan prosedur yang
sama. Oleh karena itu keuntungan sentralisasi menguntungkan dalam hal :
¨ Menyediakan prosedur yang konsisten
¨ Identifikasi tanggungjawab dan
akuntabilitas
¨ Menyimpan rekod yang berkaitan bersama
¨ Training sataf baru
¨ Memberikan layanan yang sama untuk semua
departemen
¨ Meminimalkan duplikasi rekod
¨ Memberikan penggunaan ruang, peralatan dan
tenaga yang lebih baik
¨ Memberikan peningkatan keamanan rekod
¨ Memberikan satu penelusuran.
1. 2. Sistem penyimpanan desentralisasi
Sistem desentralisasi adalah
satu dalam setiap departemen atau unit ada tempat penyimpanan dalam lokasi
tersebut. Umumnya manajer rekod menyukai sistem ini, karena memberikan
kemudahan dalam pengawasan rekod dan rekod miliknya dapat diakses setiap saat.
Keteraksesan dan kontrol rekod harus seimbang untuk menghindari setiap
departemen yang tidak mempunyai wewenang untuk mengakses. Masalah yang muncul
dengan sistem ini adalah :
¨ Setiap departemen mempunyai sistem
sendiri; maka tidak adanya sistem seragam dalam sistem tata kearsipannya
¨ Setiap departemen menyimpan rekodnya
sendiri ; sehingga rekod yang berkaitan tidak disimpan bersama
¨ Beberapa departemen kemungkinan akan
menyimpan rekod yang sama; yang akan menyebabkan duplikasi rekod
¨ Departemen mungkin akan menggunakan
peralatan duplikat atau memelihara peralatan yang tidak berguna; maka
penggunaan peralatan tidak realistik
¨ Setiap departemen cenderung menyimpan
rekod dalam format yang berbeda, maka keamanan rekod tidak mencukupi atau mudah
rusak.
Memang bila informasi yang harus segera dibutuhkan
maka sistem ini sesuai, karena setiap departemen dapat mengawasi rekodnya
secara langsung.
1.3. Sistem penyimpanan arsip secara kombinasi atau gabungan
Sistem kombinasi memberikan departemen untuk
menyediakan rekodnya sendiri dibawah kontrol sistem yang terpusat (sentral).
Keuntungan pengawasan atau kontrol secara terpusat adalah sistem penyimpanan
dan penelusuran seragam; meminimalkan berkas yang tidak teratur dan kehilangan
rekod; meminimalkan duplikasi rekod; menyediakan pembelian terpusat yang dapat
mencapai efisiensi dan efektifitas biaya serta menyediakan perpindahan rekod
dalam rangka program jadwal pemusnahan dan memberikan lebih baik dalam struktur
manajemen.
2. Arsip inaktif : records center : pusat
rekod-unit kearsipan
Penyimpanan rekod merujuk pada memberikan ‘rumah’ rekod ketika sudah semi
aktif atau inaktif, tetapi rekod
tersebut masih disimpan. Rekod ini sudah jarang digunakan tetapi masih disimpan
untuk keperluan rujukan, untuk keperluan audit, atau untuk keperluan hukum atau
alas an kearsipan lebih murah bila disimpan diluar area perkantoran. Untuk
alasan ekonomi inilah pusat rekod dirancang dan dibangun. Tujuan merancang dan
mengoperasaikan pusat rekod adalah :
1.
untuk mencapai ekonomis dan efisien dalam penyimpanan,
penelusuran dan pemusnahan rekod inaktif;
2.
untuk keamanan dari baik pada akses yang tidak
berwenang, maupun untuk penghancuran rekod ini dalam rangka tanggungjawab pada
pengguna atau pelanggan;
3.
melindungi penyimpanan rekod dari resiko bencana alam
seperti kebakaran, kebanjiran dan gempa bumi.
Keuntungan ekonomi menyimpan rekod inaktif di tempat lain dibandingkan di
area kantor. Bisa dibayangkan biaya atau harga per meter persegi lantai di kota lebih mahal dibandingkan di desa atau tempat yang
agak jauh dari kota,
akan tetap lebih mahal dibandingkan gudang itu sendiri. Pusat rekod secara
khusus dirancang yang merupakan jenis tempat penyimpanan rekod inaktif yang
memberikan keamanan, ekonomis dan kepadatan yang tinggi, tetapi dengan alasan
untuk legal dan alasan administrasi. Pengaturan dan operasional secara benar,
pusat rekod adalah komponen penting dalam program manajemen rekod dan sumber
kritis untuk biaya penyimpanan rekod inaktif dari siklus hidup informasi. Oleh
karena itu, pusat rekod dapat memberikan penghematan biaya dalam peralatan dan
ruangan, yaitu :
1.
Ruang pusat rekod
digunakan lebih baik – lebih dari lima
kali lipat rekod disimpan per meter perseginya sama dengan ruang kantor dengan
menggunakan peralatan lemari yang padat (compact-seperti roll opac).
2.
Ruang pusat rekod yang jauh dari kota harganya lebih murah – dalam hitungan
rata-rata menghemat kurang lebih 750-1500 persen.
3.
Biaya untuk petugas lebih murah di luar kota
4.
Menghemat biaya perlatan karena pusat rekod menggunakan
peralatan yang compact dibandingkan peralatan biasa yang digunakan di kantor,
penghematan ini kira-kiran 25 persen.
Yang perlu dicatat bahwa, walaupun secara tradisional kita membangun
pusat rekod untuk kepentingan ekonomis, pusat rekod diperlukan sebagai pusat
rujukan atau pusat layanan rekod untuk institusi yang bersangkutan. Artinya,
manajer rekod akan mengembangkan pusat rekod bila ada jaminan bahwa memang
mengurang biaya perawatan ruang dan peralatan penyimpanan, rekod yang disimpan
aman dari pencurian atau akses yang tidak berwenang, dan tidak hilang. Walaupun
program penyimpanan rekod adalah bagian dari tahap akhir dari siklus hidup
rekod, maka program ini tetap harus direncanakan pada saat melakukan survei
rekod. Karena survei rekod mulai mendapatkan informasi tentang sistem
pemberkasan yang membingungkan, barangkali ketidak sesuaian penggunaan
perangkat lunak, tidak adanya prosedur ’back-up’ perlindungan, mungkin juga
tidak efisiennya peralatan pemberkasan.
Program penyimpanan rekod seharusnya dapat menangani semua jenis media
rekod, menyediakan tempat yang sesuai untuk semua jenis media rekod,
memungkinkan keamanan yang lengkap, dan menyediakan untuk layanan rujukan yang
lengkap. Disisi lain kita memiliki kekurangan, bahwa tidak tersedianya dana
yang memamdai, ruang terbatas, tenaga, peralatan bahkan ahli dalam bidang ini
menjadi hambatan untuk membuat pusat penyimpanan rekod. Tetapi janganlah
kekurangan ini jangan dijadikan alasan bahwa kita tidak dapat membangun pusat
penyimpanan rekod. Manajer rekod harus segera memulainya walaupun masih jauh
dari sempurna.
Pusat rekod yang dimaksud
dalam konteks di negara kita dapat disamakan adalah unit kearsipan. Sesuai
dengan penjelasan dalam pasal 3 PP No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip)
yang dimaksud dengan unit kearsipan adalah unit yang bertugas mengarahkan dan
mengendalikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan
kerja). Hal ini juga dijelaskan oleh pasal 17 UU No.8 tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan) bahwa yang dimaksud dengan Unit Kearsipan adalah satuan
kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola dokumen perusahaan yang
sudah diselesaikan oleh unit pengolah untuk disimpan dan dipelihara.
Apapun yang didefinisikan
tentang pusat penyimpanan rekod, dalam mengembangkannya, ada 4 (empat) faktor
yang harus ditentukan seprti dibawah ini:
1. Apa yang akan disimpan?
§ Media rekod
§ Tingkat kerahasiaan rekod
§ Jumlah rekod
2. Bagaimana menyimpannya?
§ Lingkungan penyimpanan khusus, kelembaban,
suhu atau temperatur ruangan
§ Ekstra keamanan
3. Tingkat layanan apa yang akan disediakan?
4. Dimana akan disimpan?
§ Tujuan membangun pusat rekod
§ Apakah arsip
§ Penyimpanan komersial?
§ Lantai dasar?
3. Jenis pusat rekod
3.1. Pusat rekod on-site
Pusat rekod yang umum ada di dalam gedung yang
sama di institusi tersebut, lokasi biasanya di lantai dasar gedung. Ruang pusat
rekod di lantai dasar banyaknya rekod tidak menjadi halangan, hanya saja
memiliki kerugian bila ada banjir. Sehingga pusat rekod seperti ini harus
difikirkan perlindungan terhadap bahaya kebakaran, banjir, keamanan dan
pencahayaan.
3.2. Pusat rekod off-site
Lokasi pusat rekod diluar gedung tetapi dibawah
operasional lembaga tersebut. Biasanya pusat rekod jenis ini digunakan oleh
institusi yang sangat besar, dimana bila menyimpan rekod di gedungnya
membutuhkan ruang yang sangat besar dan biaya sewa gedung sangat mahal. Faktor
yang harus diperhatikan adalah faktor keamanan dan keteraksesannya.
3.3. Jasa pusat rekod komersial
Komersial pusat rekod
biasanya penitipan penyimpanan rekod
in-aktif organisasi dengan biaya yang cukup mahal, karena organisasi perlu
membayar titipan dan layanan jasa yang dilakukan oleh pusat rekod tersebut.
Jasa ini juga digunakan bila organisasi tidak memiliki ruangan untuk menyimpan
rekod inaktif.
Pusat rekod untuk menyimpan
rekod inaktif karena dari proses penjadwalan atau penyusutan untuk dilakukan
pemindahan. Pemindahan rekod inaktif dari unit kerja digunakan daftar rekod
yang dipindahkan dilampirkan berita acaranya.
Pusat rekod komersial
kemungkinan bersaing dengan off-site
pusat rekod, tetapi tetap pertimbangannya adalah bahwa kebanyakan organisasi
kekurangan penyediaan keamanan, dan faktor ekonomi untuk pengaturan rekod
inaktif serta bila dibandingkan membeli fasilitas, pembelian rak dan
pemeliharaan peralatan, jasa pusat rekod komersial lebih murah dan nyaman. Jasa
pusat rekod akan memberikan beban biaya kepada organisasi tergantung kepada jasa
layanan yang diminta. Jasa layanan yang dapat diberikan oleh pusat rekod
komersial adalah :
¨ Pengantaran dan pengambilan rekod
¨ Memasukkan data ke dalam database
¨ Pencarian rekod
¨ Pengantaran rekod yang diperlukan
¨ Fotocopi
¨ Scan, fax dlsb
¨ Pemusnahan rekod
¨ Pembuatan laporan secara periodik.
Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam penyimpanan rekod
Apa
yang akan disimpan di pusat rekod?
Keputusan yang harus diambil
adalah menyangkut rekod apa yang akan diterima di pusat rekod. Seperti
pertanyaan kertas tetapi bukan buku? Gambar teknik buka foto? Pita magnetik
bukan disket? Setiap bahan atau media tersebut mempunyai kebutuhan kemasan,
lingkungan penyimpanan atau peralatan untuk pemeliharaannya. Apakah semua ini
bisa diperoleh, dipelihara dan dijalankan? Apakah tingkat kerahasiaannya dapat
dijamin? Apakah mungkin anggarannya mencukupi untuk membayar staf keamanan?
Dari hasil survei rekod akan terlihat jumlah perkiraan rekod inaktif per tahun
dan dalam media apa saja.
Bagaimana
rekod harus disimpan?
Sebagian
besar rekod non kertas sangat membutuhkan lingkungan yang terkontrol untuk
penyimpanan jangka panjang. Sementara itu banyak juga rekod yang harus segera
dimusnahkan, lainnya mungkin akan dipindahkan ke arsip nasional sebagai arsip
statis, sehingga kondisi lingkungan di tempat penyimpanan harus disesuaikan
dengan media rekodnya. Anda harus mengetahui beberapa kondisi ruang tempat
penyimpanan yang dibutuhkan pada saat ini (kemungkinan saja bis berubah).
- Kertas harus disimpan dalam temperatur lingkungan antara 13-18 derajat celcius, dengan tingkat kelembabab ruan antara 55-65%;
- Mikrofilm harus disimpan dengan kondisi temperatur ruang penyimpanan antara 15-20 derajat celcius dan kelembabannya 20-40 %. Juga harus bersih dari debu dan gas yang dikeluarkan oleh lemari arsip kabinet dan juga gas diazo dari film duplikat;
- Slide berwarna membutuhkan ruang yang gelap, dengan temperatur 18 derajat celcius dan kelembaban antara 30-35%;
- Pita magnetik dan disk membutuhkan ruang stabil dengan temperatur 20 derajat celcius dan kelembaban 50% serta bebas debu.
Dengan demikian ruangan
terpisah dalam pusat rekod harus mempunyai kondisi lingkungan yang berbeda
karena menyimpan media berbeda, anda harus menghindari penyimpanan rekod dalam
ruang yang sama untuk media rekod yang berbeda. Masalah lain yang juga harus
diperhatikan adalah tentang keamanan rekod. Pengguna sangat mengharapkan bahwa
rahasia atau tidak, rekodnya yang akan disimpan, mereka ingin rekod yang
disimpannya aman dari bahaya api, banjir, rusak bahkan hilang.
Tingkat
layanan apa yang diberikan oleh pusat rekod?
Sebuah fasilitas penyimpanan
dapat dengan mudah mengontrol lingkungan dan keamanan gedung, yang mana
departemen atau organisasi ’dialloted”
dalam ruang tertentu. Ruang ini dibagi dalam, dan setiap departemen menangani
areanya sendiri. Departemen mengirim petugasnya untuk menyimpan, mencari dan
memelihara rekodnya. Manajer rekod tidak melakukan apapun selain memelihara lingkungan dan keamanan
gedung. Keuntungan seperti ini adalah sangat murah, hampir membutuhkan staf
administrasi. Kerugiannya adalah sementara menyediakan penyimpanan fisik, tidak
efisien penggunaan ruang, dan manajer tidak, dalam kata lain, memberikan
bantuan ke manajemen rekod. Tetapi, bagaimanapun memberikan lebih langsung
mengawasi dibanding jika departemen tidak memiliki pusat rekod, atau secara
individu kontrak dengan komersial fasilitas pusat rekod.
Sebagian pemilihan pusat rekod
akan memberikan rujukan informasi penuh dan layanan penyimpanan. Dalam hal ini,
fasilitas tertentu adalah aman dan dijalankan secara penuh oleh staf manajemen
rekod. Pengiriman, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penghancuran, dan
pemindahan semuanya dilakukan oleh staf manajemen rekod. Satu departemen
rujukan penuh akan menelusur berkas, dokumen atau tape atas permintaan; atau
akan menelusur informasi di disk atau tape atau membuat laporan.
Keuntungan dari sini, adalah keamanan
yang tinggi untuk informasi, dan mengelolanya sebagai sumber, lebih tinggi
untuk mengeksploitasinya, untuk keuntungan organisasi. Kerugiannya adalah,
kebutuhan yang besar staf berkualitas, kendaraan, perangkat keras dan perangkat
lunak komputer, adalah mahal.
Pusat rekod dapat dilakukan
oleh institusi, pemerintah atau organisasi lain untuk penggunaan sendiri. Seperti,
pusat rekod in-house adalah sangat
penting dalam komponen program manajemen rekod, maka organisasi juga terkadang
melakukan pembayaran dengan kontrak pusat rekod komersial yang memberikan harga
untuk penyimpanan rekodnya. Beberapa organisasi menggunakan penyedia jasa
komersial sebagai tambahan pusat rekodnya khusus untuk jenis rekod atau khusus
untuk wilayah tertentu. Ada tiga pilihan untuk pusat rekod yaitu: pusat rekod
on-site (dalam gedung); fasilitas off-site (diluar gedung) yang dikelola oleh
organisasi dan pusat rekod komersial.
Beberapa kriteria yang menjadi
dasar tingkat layanan karena adanya kebutuhan dan kemampuan organisasi, yaitu:
- Kebutuhan informasi pengguna, apakah rekod masih dibutuhkan sebagai informasi secara reguler atau memang informasi masih digunakan atau memang berguna dan lainnya. Hal ini harus ditanyakan ke departemen apakah masih dibutuhkan?
- Keuntungan ’sharing’ informasi, dalam survei rekod, manajer rekod akan mengetahui departemen atau bagian mana yang akan mempunyai rekod duplikat.
- Biaya, layanan penyimpanan pusat rekod harus jelas menguntungkan pengguna
- Ketersediaan staf yang berkualitas, dibutuhkan staf yang berkualitas.
Dimana
akan disimpan?
Untuk menentukan dimana rekod akan disimpan,
manajer rekod dalam memilih harus mempertimbangkan hal-hal berikut, dibawah
ini:
- Media – apakah tempat penyimpanan dapat menerima semua jenis media rekod?
- Jumlah – adalah hal yang lebih penting mudah untuk tempat yang besar untuk menyimpan semua rekod?
- Keamanan – apakah keamanan lebih penting dibanding yang lain?
- Lingkungan – atau lingkungan yang sesuai , untuk memungkinkan kelangsungan hidup rekod, lebih penting?
- Layanan- akhirnya, kualitas dan jumlah layanan rujukan menjadi perhatian primer.
Tugas Dari PAK NURHADI suruh Bikin Presentasi Materi nya tentang di atas.
Presentasi Hari Sabtu Tgl 7 Juli 2012. okehhhh.
By Furqonul Aziz
Presentasi Hari Sabtu Tgl 7 Juli 2012. okehhhh.
By Furqonul Aziz
Komentar
Posting Komentar